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CONTEXTO: A Armadilha do Crescimento
Você construiu sua empresa na base do instinto, da presença física e da centralização. No início, quando todos cabiam na mesma sala, a comunicação era orgânica: você pedia, olhava para o lado e via acontecer. O "fio do bigode" e a memória bastavam.
Porém, a empresa cresceu: mais funcionários, mais departamentos, clientes mais exigentes e aquele modelo centralizador começou a falhar.
Hoje, você provavelmente sente que:
Trabalha mais do que nunca, mas vê menos resultado prático.
Precisa repetir a mesma ordem três vezes para ela ser executada.
As reuniões viraram "sessões de desculpas" ou "terapia de grupo", sem decisões firmes.
O que antes era sua maior força (resolver tudo sozinho) tornou-se o maior gargalo da operação.
O PROBLEMA: Intenção vs. Contrato
O problema não é falta de vontade da sua equipe. O problema é a ambiguidade.
Nas empresas tradicionais, sofremos de um excesso de "intenções vagas".
"Precisamos melhorar o atendimento."
"Vamos ver essa questão do estoque."
"O Comercial precisa ser mais agressivo."
Isso não são entregáveis; são desejos.
Quando uma reunião termina com frases assim, cria-se o fenômeno do "Telefone Sem Fio Corporativo":
Ninguém é dono: "Nós vamos ver" significa que ninguém vai ver.
Não há critério de sucesso: O que é "melhorar"? Para você é uma coisa, para o funcionário é outra.
Não há urgência real: "Para a semana que vem" não é uma data no calendário.
O resultado é a frustração do dono, que sente que está carregando a empresa nas costas, e a ansiedade da equipe, que nunca sabe se está agradando ou não.
A SOLUÇÃO: O Framework WWW
A metodologia Scaling Up (baseada nos hábitos de gestão Rockefeller) propõe uma ferramenta simples para eliminar essa ambiguidade: o WWW (Who, What, When).
Trata-se de transformar qualquer solicitação verbal em um mini-contrato claro de três partes. Nada sai de uma reunião sem preencher estes campos:
I. WHO (Quem) – Accountability Única
Departamentos não têm CPF. Departamentos não assumem culpa. Pessoas sim.
A Regra: Nunca atribua uma tarefa ao "Financeiro" ou ao "Comercial". Atribua a uma pessoa.
O Teste: Se o prazo estourar, quem é a única pessoa que você chama na sala para explicar?
II. WHAT (O Quê) – O Teste da Fotografia
A maior falha na delegação é a falta de clareza na entrega.
A Regra: A entrega precisa ser tangível, não abstrata.
O Teste da Foto: "Se eu chegar aqui no dia do prazo e tirar uma foto do que você entregou, o que aparece na imagem?"
Ruim: "Melhorar a organização." (Não sai na foto).
Bom: "Estoque limpo, caixas etiquetadas e chão varrido." (Sai na foto).
III. WHEN (Quando) – Compromisso Real
Prazos vagos como "urgente" ou "o quanto antes" geram procrastinação.
A Regra: Dia e hora específicos.
O Realismo: É melhor negociar um prazo de 10 dias e ser cumprido, do que impor 2 dias e gerar uma cultura de atraso.
EXEMPLOS PRÁTICOS: Do Caos à Ordem
Para não restar dúvida, veja a diferença entre como operamos hoje (Jeito Velho) e como operar com o WWW.
Setor | JEITO VELHO (Intenção Vaga) | JEITO WWW (Contrato Claro) |
Comercial | "Vamos focar em recuperar clientes antigos." ❌ Vago: O que é "focar"? Quantos? | Who: Roberto (Gerente) What: Planilha com 50 ex-clientes contatados, contendo o motivo da saída e resposta à nova oferta. When: Sexta-feira, 17h. |
Financeiro | "Precisamos cortar gastos urgentes." ❌ Vago: Cortar o quê? Café ou Aluguel? | Who: Silvia (Financeiro) What: Relatório com as 10 maiores despesas fixas e 3 propostas de renegociação (Internet, Aluguel, Software). When: Dia 20/05. |
Operação | "Organizar a bagunça do estoque do fundo." ❌ Vago: O que é organizado pra mim não é pra você. | Who: Marcão (Estoque) What: Estoque do fundo limpo, caixas etiquetadas por tamanho nas prateleiras A e B. Enviar foto no grupo. When: Quarta-feira, 12h. |
RH | "Contratar logo um vendedor novo." ❌ Vago: "Logo" não é data. | Who: Ana (RH) What: Selecionar 3 candidatos finalistas para a vaga e agendar as entrevistas comigo. When: Até dia 30/04. |
COMO APLICAR: O Roteiro de Implementação
Não tente mudar a empresa inteira em um dia. Comece pela liderança direta.
Passo 1: O Discurso de Alinhamento
Na próxima reunião, use este roteiro para explicar a mudança sem parecer burocrático.
"Pessoal, percebo que todos nós trabalhamos muito, mas às vezes as prioridades se perdem na correria e a gente acaba frustrado. Para facilitar nossa vida e evitar cobranças desnecessárias, vamos adotar um padrão simples: o método WWW. A partir de hoje, só saímos desta sala se estiver claro Quem faz, O Que entrega (com detalhes) e Quando entrega. Isso irá garantir que estamos remando pro mesmo lado e evitar possíveis desalinhamentos."
Passo 2: O Registro (Ferramenta)
Use um documento ou planilha simples (modelo em anexo), que será a base de registro e acompanhamento de cada entregável.
O que | Quem | Quando | SEMANA 45 | SEMANA-46 |
05/11/25 | 12/11/25 | |||
Exemplo: Fazer 3 orçamentos com empresas de auditoria externa | Carlos | 01/01/2026 | 🟢 | 🟢 |
Passo 3: O Ritmo (A Reunião Semanal)
Estabeleça um horário sagrado (ex: Segunda-feira, 8h30 ou Sexta-feira, 16h).
Todos os envolvidos devem participar, sem exceção.
Sem essa disciplina de fazer a reunião, nada irá funcionar. É ela quem dá cadência e cria uma cultura de excelência e compromisso.
Duração máxima: 60 min.
Pauta única:
1. Abrir a planilha/documento, checar o andamento de cada entregável e colocar o seu respectivo farol/status (Legenda abaixo), semana a semana.
2. Definir prioridades para as próximas semanas.
Farol | Cor | Significado |
Verde | 🟢 | Tudo dentro do esperado, sem risco de atrasos/falha. |
Amarelo | 🟡 | Não está andando conforme o planejado, pode atrasar. É necessário definir um plano para voltar para o verde. |
Vermelho | 🔴 | Atrasou/Falhou |
Observações:
Sugerimos definir um dono da reunião, que pode ser você ou alguém do seu time (Gostamos particularmente de colocar uma pessoa neutra, que não seja o gestor, para colocar ainda mais pressão, positivamente, entre os membros do time). Essa pessoa será responsável por conduzir a reunião e passar item a item, para não virar bagunça.
A medida que você e seu time vai se acostumando com essa metodologia, vocês podem preencher essa planilha/documento antes da reunião e usar a reunião mais para discutir os entregáveis em risco.
CONCLUSÃO
Implementar o WWW não é transformar sua empresa em uma startup cheia de post-its coloridos. É trazer a seriedade do "fio do bigode" para o mundo da gestão moderna.
Quando você deixa claro o contrato (Quem, O Quê, Quando), você para de gerenciar pessoas e começa a gerenciar acordos.
A ansiedade diminui.
As desculpas desaparecem.
A execução acontece.
Sua tarefa imediata: Faça o download da nossa planilha, leve para sua próxima reunião e faça o primeiro teste com apenas um problema crítico da empresa. Veja a diferença na postura da sua equipe.